Bir proje yöneticisinin günlük yaşamı paydaşlarla olan ilişkilerinin kalitesine yüksek oranda bağlıdır. Müşteriler projenin nihai başarısını doğrudan etkileyebilecekleri için paydaş kısmının çok önemli bir parçasıdır. Bilgi ise bir proje yöneticisinin bu hassas ilişki içinde kullanabileceği en büyük araçtır. Easy Project gibi doğru araçları kullanmak, proje yöneticisinin müşteriyle ilgili tüm önemli bilgilere tek bir sayfada erişmesini sağlayacaktır.
Peki böyle bir sistem nasıl çalışıyor?
Genellikle satış öncesi faaliyetler sırasında müşteri hakkında bilgi toplamaya başlarız. Tüm iletişimlerin kaydı satış ekibi tarafından bir CRM yazılımında saklanır. İşletmeye bağlı olarak, bir müşteriye tipik bir hazır ürün sunulsa bile, satış ekibi ile teknik ekip arasında yakın bir işbirliği gereklidir. Tüm farklı ekip üyelerinin çalıştığı müşteri merkezli bir platform, tek bir müşteriyle ilgili tüm projeleri, sorun kayıtlarını ve görüşmeleri takip etmeye yardımcı olan bir araçtır. Örneğin teknik ekip, teklif aşamasına dahil olan tüm tahminlerini bu bilgilere dayanarak sunar. Bu, satış öncesi aşamaların etkinliğini ölçmeye de yardımcı olur ve yöneticilere daha fazla satış ve müşteri odaklı olmak için bu çabaları nasıl geliştirebilecekleri konusunda rehberlik eder.
Ürün veya hizmet karmaşıksa ve belirli bir müşteriye göre uyarlanması gerekiyorsa, bu çaba bir projeye dönüşebilir. Yönetim, teknik, satış, iş geliştirme ve hukuk ekiplerinin görevlerinin önceden tanımlandığı teklif proje şablonlarını kullanmak, tüm deneyimi çok daha hızlı hale getirecek ve aynı zamanda daha kaliteli tekliflere katkıda bulunacaktır. Ürünün başlı başına bir proje olması durumunda, bu proje tüm kritik parçalarla (WBS, zaman çizelgesi, kaynaklar ve riskler gibi) hatta farklı senaryolar için farklı alternatif çözümler ile planlanabilir. Bu sayede müşterinin tüm ihtiyaçlarının karşılandığından emin olunurken en rekabetçi ve doğru teklifleri sunma yeteneği de sağlanacaktır.
Asıl proje başladığında, böylesi bir platform şeffaf ve işbirliğine dayalı yönetim için müşteriye de erişim sağlar. Müşteri katılımını gerektiren görevler doğrudan onlara atanabilir. B2B-CRM sistemi, belirli bir müşteri ile ilgili tüm bu proje ve görevleri tek bir gösterge panosunda yansıtır. Bu, yol boyunca tüm değişiklikleri takip etmenizi sağlar ve nihai proje kabul akışını daha sorunsuz ve kolay hale getirir.
Son olarak, proje tamamlandığında ve müşteri ürünü kullanmaya başladığında, platforma entegre bir Yardım Masası yazılımı, tüm ekip üyelerinin (satış ekibi, proje yöneticisi ve destek ekibi) müşteri tarafından dile getirilen herhangi bir destek sorununu görmesine, gerektiğinde dahil olmasına ve böylece yüksek müşteri memnuniyeti sağlanmasına olanak tanır. Platform, müşterinizin tüm yaşam döngüsüne bakmanızı sağlar, bu da öğrenilen derslere, iyi uygulamara katkıda bulunabilir ve tüm şirket için prosedürleri iyileştirebilir.
Özetle, hayattaki tüm ilişkiler gibi, müşterilerinizle olan ilişkiniz de onlar hakkında ne kadar bilgi sahibi olduğunuza ve onların ihtiyaçlarına ne kadar hızlı tepki verebildiğinize bağlıdır. Satış öncesi, satış süreci ve satış sonrası faaliyetleri düzenlemek için tek bir platform kullanmak, müşterilerinizin sizden beklediği müşteri odaklı şirket olmak için ihtiyacınız olan avantajı size sağlayacaktır.
Aslı Yücel Alpdoğan P.E., PMP